نخستین برد کاری خود را ایجاد کنید. اول از همه شما باید حد اقل یک برد کاری ایجاد کنید. زمانی که به حساب کاربری خود وارد شدید می توانید گزینه "Create new board" را انتخاب کنید. در این بخش شما قادر خواهید بود برد کاری خود را نامگذاری کنید و توضیح کوتاهی وارد کنید و از همه مهمتر اینکه می توانید یکی از انواع از پیش تعریف شده بردها را انتخاب کنیدکه اجازه می دهد در سریعترین زمان ممکن کار خود را آغاز کنید.

 کاربرانی را به حساب کاربری خود اضافه کنید. همکاری خود را به افزودن کاربران جدید به حساب کاری خود آغاز کنید. بر روی آیکن "People" کلیک کرده و فرم مربوطه را کامل کنید. شخصی را که به حساب کاری خود اضافه می کنید ایمیلی شامل نام کاربری و کلمه عبور و لینک URL دسترسی به حساب کاربری را دریافت می کند.

 برد کاری کانبان را با تیم خود به اشتراک بگذارید. بر روی گزینه "share" روی برد کانبان کلیک کرده و سپس فولدر یا نوت خود را نامگذاری کنید. آنگاه گزینه "Add new person" را کلیک و فرم مربوطه را کامل کنید. گزینه "full access" را به منظور دادن سطح دسترسی تغییر، انتقال و حذف کارها به کاربران جدید انتخاب کنید. این اشخاص اجازه دسترسی به برد کاری و فولدر و نوت را دارا هستند.

 کارها را بایگانی کنید. ابزار کانبان این اجازه را می دهد که کارهای پایان یافته را بایگانی کنید. پس فضای اضافی روی بورد به هدر نمی رود و شما هر زمانی می توانید به آنها مراجعه کنید. برای بایگانی یک کار باید روی کارت کانبان کلیک راست کرده و از منوی کرکره ای استفاده کنید. (تنها گزینه موجود در ستون آخر مربوط به کارت کانبان). برای آرشیو کردن همه کارها در ستون آخر، بر روی هدر ستون "Done" کلیک کرده و گزینه "Archive all" را انتخاب کنید.